La facture pro forma est un document commercial. Elle est utilisée lors des échanges entre une entreprise commerciale et son prospect. Il s'agit pour le fournisseur qui propose un produit ou un service d'établir une facturation provisoire afin de permettre aux deux parties de se faire une idée plus précise des conditions de fourniture du bien ou de la prestation demandée ou proposée. C'est sur cette base que sera par la suite établie la facture définitive si les deux partenaires commerciaux parviennent à un accord.
Ce document n’a ni valeur juridique, ni valeur comptable, mais est à mi-chemin entre la facture définitive et le devis. Que devez-vous savoir sur la facture pro forma pour maîtriser son fonctionnement et l’utiliser à bon escient ? Nous faisons le point dans cet article.
Une facture pro forma peut être comprise comme un document de vente de biens ou de services, avec la particularité d’être sans valeur comptable ou fiscale. Il fonctionne comme une variante d’une facture conventionnelle, c’est-à-dire une facture d’achat.
C’est une facture provisoire générée par une entreprise, qui sert de modèle (ou de brouillon) afin de transmettre une première proposition et également faire part de ses conditions générales de vente.
Elle a simplement pour but de faciliter les échanges avant une transaction entre un prestataire de service ou un vendeur et son client. Envoyée à titre informatif, elle sert à évaluer le montant facturé au client, sous réserve bien sûr que ce dernier accepte les conditions générales de vente jointes à la facture proforma.
La facture proforma permet de donner au client le plus d’informations possible sur le futur achat qu’il souhaite réaliser.
La réponse courte à cette question est : oui.
Grâce à la facture pro forma, votre entreprise peut présenter le détail (prix, quantité, etc.) des fournitures ou des prestations proposées à un client potentiel (prospect) ou à un client dans le cas d’une nouvelle commande. Cela permet au client de bien se renseigner sur ce qu’il souhaite commander ainsi que de négocier avec votre entreprise pour aboutir à un accord commercial. Un client ou un prospect bien informé sera ainsi plus serein pour passer commande.
La facture pro forma permet d’éviter tout désaccord dus à une mauvaise compréhension, puisqu’elle indique clairement tout ce que le client a besoin de savoir avant de commander : nature du service, quantité de marchandise ou encore montant potentiellement facturé. Les conditions générales de ventes fournies avec la facture pro forma permettent également de s’assurer de la bonne prise en compte de ces dernières par le client en cas de commande, que cela concerne les délais de livraison ou encore la méthode de paiement.
De plus, si votre entreprise souhaite faire une demande de prêt auprès d’une banque, une facture pro forma des différents prestataires ou fournisseurs pourra être demandée. Elle permettra une présentation concrète de votre projet, une évaluation efficace pouvant être ainsi effectuée par l’organisme financier.
En outre, les factures pro forma sont également utilisées par l’importateur pour présenter un document justificatif aux fins de la demande de dédouanement d’importation, c’est-à-dire la licence d’importation, l’autorisation de se procurer des devises ou toute autre monnaie.
En résumé, les factures pro forma sont utiles dans trois scénarios possibles :
👉 Dans des transactions commerciales pour documenter la valeur d’une transaction ou comme une offre à un acheteur.
👉 Dans des opérations nationales, dans l’intention de spécifier les détails des produits ou des services que l’acheteur recherche. Servant comme un préavis à la fermeture définitive de l’achat pour procéder à l’émission d’une facture ordinaire.
👉 Pour justifier la demande d’un financement ou d’une subvention d’État, en démontrant l’existence d’un engagement à investir.
Avant d’établir les différences entre la facture pro forma et la facture commerciale, il est utile de revoir ce qu’est une facture commerciale.
La facture commerciale est un document émis par le vendeur ou le fournisseur au client, qui indique toutes les informations pertinentes. Il s’agit d’un document définitif qui a une validité fiscale et comptable, c’est-à-dire qu’il ne permet aucune modification.
Or, l’émission d’une facture pro forma fait partie du processus de la transaction commerciale entre les deux parties, il s’agit d’un document qui anticipe la facture commerciale définitive, c’est-à-dire une ébauche. Une fois que le client a accepté le contenu et les détails de la facture proforma il procède à l’émission de la facture définitive.
Ces deux documents sont donc essentiels pour mener à bien un processus de vente. En résumé, la différence entre les deux factures réside dans le fait que la facture commerciale a une validité fiscale et fonctionne comme un document final, qui ne peut être modifié que par une facture rectificative.
La réponse à cette question est non. Pour expliquer la différence entre les uns et les autres, il convient à nouveau de commencer par définir ce qu’est un devis.
Le devis est un document visant à déterminer le montant des prix que le client devra payer à l’échéance d’un projet bien précis. Dans ce dossier qui n’engage pas le client, vous pouvez découvrir les détails des tarifs d’une opération. Le devis sert d’élément permettant aux personnes intéressées de comparer les divers tarifs pour effectuer des travaux.
En ce qui concerne la facture pro forma, elle est à mi-chemin entre le devis et la facture définitive. Elle peut être utilisée comme élément de réponse à une commande et peut être assimilée à un bon de commande. Les particularités incluses dans un devis et une facture proforma sont assez similaires.
Ainsi, les deux outils comptables font partie d’un processus d’achat-vente de biens ou de services. Celui-ci peut être résumé en : devis, facture pro forma, exécution de la transaction, facture commerciale.
Les factures pro forma ont une structure très similaire aux factures commerciales mais il n’est pas nécessaire de la numéroter, alors qu’une facture définitive doit respecter des contraintes de série numérique.
Même si elle n’a aucune valeur légale, elle doit tout de même contenir les mentions obligatoires suivantes :
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