Gestión de Facturas

Esta documentación explica cómo utilizar la interfaz de gestión de facturas para crear, modificar, validar y seguir tus documentos financieros. Cubre los diferentes pestañas disponibles: "Detalles", "Direcciones", "Opciones", "Notas complementarias", "Archivos", "Seguimiento del documento", "Pagos" y "Abonos".

Para crear una factura, sigue estos pasos:

• Accede a la sección Facturas y haz clic en "Nueva factura".
• Elegir un cliente: Busca y selecciona un cliente existente (ejemplo: Escuela Primaria Los Lilas).
• Añadir productos o servicios:
  • Haz clic en el botón Añadir un producto.
  • Elige una opción entre:
    • Producto existente
    • Crear y seleccionar un producto
    • Producto único
    • Desde otro documento
  • Completa los campos como la cantidad (ejemplo: 3), el precio unitario (ejemplo: 15,00 €), el descuento (ejemplo: 10 %) y el IVA (ejemplo: 20 %).
• Valida haciendo clic en "Guardar".

Una factura puede modificarse mientras esté en estado "Borrador". Una vez validada:

• Recibe un número definitivo (ejemplo: 20230001).
• No es modificable directamente.
• Usa el botón Modificar para ajustar los detalles antes de la validación.
• Valida la factura para cambiar su estado a "Validada".

Detalles de las pestañas

Pestaña Detalles

Pestaña Direcciones

• Dirección de envío: Completa los campos (nombre, dirección 1, código postal, ciudad, etc.) para el envío de los productos.
• Dirección de facturación: Indica la información del cliente para la facturación.

Pestaña Opciones

• Prioridad: Elige una prioridad (Baja, Normal, Alta).
• Propietario: Asigna un usuario (ejemplo: Usuario 1).
• Condiciones de facturación: Activa o desactiva el IVA, la retención IRPF (ejemplo: 5 %) o el recargo de equivalencia.
• Método de envío: Selecciona una opción de envío.
• Moneda: Elige la divisa (ejemplo: Euro).

Pestaña Notas complementarias

• Ingresa un texto en el campo previsto (ejemplo: "¡Gracias por su confianza!").
• Las notas son visibles para el cliente en el documento final.

Pestaña Archivos

• Sube archivos (PDF, imágenes, etc.) en esta pestaña.
• Los archivos añadidos se incluirán como adjuntos al enviar la factura por correo electrónico.

Pestaña Seguimiento del documento

• Consulta las acciones realizadas (ejemplo: creada el 10/03/2025 por Usuario X).
• Ve las fechas y los usuarios involucrados.

Pestaña Pagos

• Registra un nuevo pago con Nuevo pago.
• Consulta el historial de pagos realizados.

Pestaña Abonos

• Lista los números de abonos correspondientes (ejemplo: Abono 20230002).
• Permite verificar los montos acreditados (ejemplo: 10,00 €).

La interfaz ofrece varias acciones a través de botones:

• Enviar por correo electrónico: Envía la factura al cliente con los archivos adjuntos desde la pestaña "Archivos".
• Descargar el PDF: Exporta la factura en formato PDF para archivar.
• Convertir en abono: Transforma la factura en un abono si es necesario (ejemplo: para un reembolso).
• Convertir en factura/venta: Adapta el documento a otro tipo (factura definitiva o pedido).
• Duplicar el documento: Crea una copia para un nuevo uso.
• Crear una suscripción: Configura una facturación recurrente.
• ¿Necesitas ayuda?: Accede a asistencia en línea.
• Eliminar: Borra la factura con precaución.

Para registrar un pago:

• Haz clic en Nuevo pago para abrir la ventana de pago.
• En las versiones Premium y Gold, esta ventana aparece automáticamente tras hacer clic en "Registrar un pago". Completa los campos:
  • Monto del pago: Ingresa el monto pagado (ejemplo: 50,00 €).
  • Tipo de pago: Selecciona un método (ejemplo: Transferencia).
  • Fecha del pago: Indica la fecha (ejemplo: 13/03/2025).
  • Referencia: Añade una referencia (ejemplo: Escuela Primaria Los Lilas - 20230001).
  • Enviar un correo de confirmación: Marca esta opción (si los correos están configurados) para enviar automáticamente un recibo de pago al cliente.
• Valida con Confirmar o cancela con Cancelar.
• Consulta el historial en la pestaña Pagos.

Las facturas pueden tener varios estados:

• Borrador: Factura en proceso de creación, aún modificable.
• Validada: Factura finalizada con un número asignado.
• Pagada: Pago total recibido.
• No pagada: Factura pendiente de pago (ejemplo: factura 20230001).
• Cancelada: Factura eliminada mediante la opción Eliminar.

Los campos clave incluyen:

• Fecha de validación: Fecha en la que se valida la factura (ejemplo: 12/03/2025).
• Fecha de vencimiento: Fecha límite de pago (ejemplo: 30/03/2025).
• Anticipo: Monto pagado por adelantado (ejemplo: 10,00 €).
• Detalles de los productos: Cantidad, precio unitario, descuento, IVA, total sin impuestos (ejemplo: 3 unidades a 15,00 €, total HT 45,00 €).
• Total TTC: Monto final con impuestos (ejemplo: 54,00 €).

Algunos consejos para una gestión eficaz:

• Verifica todos los campos obligatorios antes de la validación.
• Usa la opción Eliminar con precaución para evitar la pérdida de datos.
• Descarga regularmente tus facturas en PDF para mantener copias.